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Suite au billet publié ici même [] à propos des premières initiatives de l’administration Obama annonçant un gouvernement américain plus transparent en matière d’accès à l’information et établissant de nouvelles règles en matière d’éthique gouvernementale,  j’attire aujourd’hui votre attention sur la publication le 19 mars dernier par M. Eric Holder, l’Attorney general des États-Unis, d’un Memorandum à l’attention de toutes les directions des différents départements et agences américaines assujettis au Freedom of Information Act (FOIA). Le texte de 3 pages [url/ang-PDF] réitère, comme le demandait le président Obama à sa toute première journée de travail, certaines présomptions qui prévalent maintenant à la base de l’accès à l’information, par exemple la présomption d’ouverture :

« First, an agency should not withhold information simply because it may do so legally. I strongly encourage agencies to make discretionary disclosures of information. An agency should not withhold records merely because it can demonstrate, as a technical matter, that the records fall within the scope of a FOIA exemption. »

(« D’abord, une agence ne devrait pas retenir l’information simplement parce qu’elle peut le faire légalement. J’encourage fortement les agences à faire des divulgations discrétionnaires de l’information. Une agence ne devrait pas retenir des documents simplement parce qu’elle peut démontrer, sur un point technique, que les documents tombent dans le champ d’application d’une exemption du FOIA. » — extrait du Memorendum — ma traduction)

Et plus loin, la présomption voulant que le Freedom of Information Act est l’affaire de tous :

« Application of the proper disclosure standard is only one part of ensuring transparency. Open government requires not just a presumption of disclosure but also an effective system for responding to FOIA requests. Each agency must be fully accountable for its administration of the FOIA. / I would like to emphasize that responsibility for effective FOIA administration belongs to all of us—it is not merely a task assigned to an agency’s FOIA staff. We all must do our part to ensure open government ».

(« L’application d’une norme appropriée de divulgation est seulement une manière d’assurer la transparence. Le gouvernement ouvert n’a pas besoin uniquement d’une présomption de divulgation mais également d’un système efficace afin de répondre aux demandes du FOIA. Chaque agence doit être entièrement responsable de son administration du FOIA. / Je voudrais souligner que la responsabilité d’une administration efficace du FOIA appartient à tous — et non pas uniquement une tâche assignée au personnel d’une agence. Nous devons tous faire notre part pour assurer le gouvernement ouvert. » — extrait du Memorendum — ma traduction)

L’intégralité du texte est donc ici [url/ang-PDF] ainsi qu’une courte analyse en provenance du National Security Archive [url/ang], un institut et centre de recherche indépendant associé à la George Washington University [url/ang].

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Au Canada, le quatrième commissaire à l’information du Canada, M. Robert Marleau, remettait le 26 février dernier au Parlement canadien, un rapport spécial sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information [url/fr]. Nouvellement mis en œuvre pour l’exercice 2007-2008, le Commissariat effectue dorénavant une collecte de fiches de rendement à partir d’un échantillon — sur un total de plus de 250 institutions fédérales significatives assujetties à la Loi — pour évaluer la mise en application de la Loi et si celles-ci respectent justement leurs obligations. C’est ce rapport spécial — comprenant son analyse des résultats et ses recommandations — que remettait M. Marleau [url/fr].

À ce premier exercice, les dix institutions canadiennes choisies sont les Affaires étrangères et Commerce international; l’Agence des services frontaliers du Canada; Bibliothèque et Archives Canada (BAC); le Bureau du Conseil privé; la Gendarmerie royale du Canada et les différents ministères de la Défense nationale, de la Justice, des Ressources naturelles, de la Santé, des Travaux publics et services gouvernementaux.

Le rapport met en lumière certaines « tendances systémiques qui ont une incidence sur la capacité des institutions à s’acquitter de leurs obligations. » Toutes liées les unes aux autres, le Commissaire a classé les différentes problématiques dans cinq catégories distinctes : la gestion de l’information, les prorogations des délais, les consultations, les ressources humaines et le leadership.

— En regard à la gestion, le Commissaire observe par exemple une augmentation du nombre de pages examinées pour en arriver à identifier et rendre accessible — ou non ! — les documents demandés. Ce nombre élevé signale des lacunes dans la gestion de l’information, comme « le fait de conserver de multiples exemplaires de pièces de courrier électronique […] chaque exemplaire multiple [devant] être examiné en l’absence d’un seul courrier électronique archivé faisant autorité ». De plus, l’actuel régime d’accès à l’information s’est développé pendant les années 1980 — la Loi date de 1983 — et les réalités du gouvernement de l’époque ne pouvaient prendre en considération le développement exponentiel de l’informatisation des activités gouvernementales et la naissance de l’Internet depuis. Le Commissaire observe donc un recours à des « pratiques conventionnelles dans une trop large mesure » et qu’un « fossé numérique a une incidence non seulement sur la prestation des services et renseignements fournis aux demandeurs, mais aussi sur la capacité des institutions fédérales de fournir des réponses complètes, exactes et rapides aux demandeurs. »

— En matière de délai, le commissaire note aussi de sérieuses lacunes. La Loi en effet oblige une réponse 30 jours suite à la réception d’une demande d’accès. Il a observé des prorogations s’étendant jusqu’à 120 ou 150 jours, voire même 300 jours de délai. C’est effectivement beaucoup trop long et très problématique, car dans certains cas il en va de « l’actualité » même de l’information demandée. Si l’information n’est plus à jour ou alors caduque parce qu’elle aura été modifiée ou complétée — voire annulée — par une information subséquente, cette demande devient par le fait même faussement caduque suite à cette prorogation. Dans tous les cas, un tel délai d’attente pour l’obtention d’une information publique demeure très inquiétant.

— Les consultations ne sont pas un phénomène nouveau, mais le nombre accru de celles-ci provoque des charges de travail supplémentaires dans les différentes institutions. Les consultations sont essentiellement les conséquences de « l’interdépendance des institutions […] ou de l’ « horizontalité » des activités gouvernementales. Il est de plus en plus rare qu’une politique ou qu’une question opérationnelle donnée — et les documents qui les concernent — intéressent une seule institution fédérale ». Les consultations peuvent représenter jusqu’à 58 % des demandes (dans le cas du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international) et même jusqu’à 75 % du volume de travail global (dans le cas du ministère de la Justice). Le Commissaire poursuit et ajoute que cette charge de travail n’est « ni reconnu, ni mesuré, ni considéré sur le plan de l’affectation de ressources » et que son impact a évidemment des répercussions sur l’application même de la Loi.

— Le Commissaire a recueilli également un certain nombre de données et de témoignages liés aux ressources humaines qualifiées permettant la mise en application de la Loi au sein des unités d’accès à l’information. Il peut ainsi affirmer que « la demande de personnel qualifié en la matière dépasse largement l’offre ». L’adoption en 2006 de la Loi fédérale sur la responsabilité a provoqué un accroissement de 37 % du nombre d’institutions assujetties par la Loi et a considérablement aggravé la pénurie. Le Commissaire fait également état de problèmes liés à la formation du personnel et propose 2 recommandations à cet effet.

— L’analyse du Commissaire aborde en terminant une autre lacune importante, soit le manque de leadership de dirigeants pour le rendement de leur institution en matière d’accès à l’information. Un coordonnateur affirme même qu’un simple message de la part de l’équipe de direction à l’ensemble du personnel a eu des effets immédiats et positifs à l’égard du traitement des demandes de communication reçues en vertu de la Loi. Un autre coordonnateur affirme que l’appui du sous-ministre a été crucial dans l’obtention de crédits importants. Sans ce leadership, les situations seraient bien différentes. Le rapport signale aussi bien des « directions vacillantes » et que celles-ci ont des effets se répercutant à l’ensemble du personnel, allant même jusqu’à dévaluer l’accès à l’information.

Tous les détails du rapport sont évidemment accessibles en ligne, ainsi que la totalité des recommandations [url/fr]. Le questionnaire et les réponses données par les différentes institutions sont également accessibles [url/fr]. Le tout en français et en anglais.

11 jours plus tard, Robert Marleau remettait également une analyse au Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique (ETHI) [url/fr] intitulée « Renforcer la Loi sur l’accès à l’information pour faire face aux impératifs actuels » [url/fr]. Dans son allocution, M. Marleau signale l’importance de saisir l’opportunité de la réforme actuelle de la Loi — et de son 25e anniversaire ! — pour la « moderniser au point de vue législatif et administratif et de l’harmoniser avec les régimes plus progressifs à l’échelle tant nationale qu’internationale » [url/fr]. Finalement, le rapport annuel 2007-2008 (1er avril 2007 au 31 mars 2008) avait été remis plus tôt l’année dernière [url/fr]. Le prochain rapport 2008-2009 (1er avril 2008 au 31 mars 2009) est donc attendu dans les prochains mois.

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